企画書、報告書、社内向けの説明スライド。資料作成はどの職種にもついて回る仕事ですが、実際に手が止まるのは「きれいに作る」段階ではなく、その手前の「何をどの順番で伝えるか」を決める段階ではないでしょうか。生成AIはまさにこの前工程、つまり構成づくりと下書きで力を発揮します。この記事では、資料作成に生成AIを組み込む具体的な手順と、そのまま使うと危ない場面を整理します。ツールの機能や仕様は変わりやすいため、詳細は各サービスの公式情報で確認してください。
資料作成の時間は「書く前」に消えている
資料作成の作業を分解すると、大きく「構成を決める」「本文を書く」「体裁を整える」の3つに分かれます。このうち体裁を整える作業は、テンプレートを使えばある程度短縮できます。一方で、構成を決める工程は毎回ゼロから考えることになりがちで、白紙のスライドを前に手が止まる時間が積み上がっていきます。
生成AIが得意なのは、この「たたき台を出す」ことです。完成品を任せるのではなく、考えるきっかけを大量に用意してもらうと考えると、使いどころがはっきりします。自分の頭の中にある材料を言葉にして渡し、返ってきた案を取捨選択する。この往復ができるようになると、構成づくりにかかる時間は目に見えて変わります。
生成AIに投げる前に決めておく3つのこと
1. 誰に、何を決めてもらう資料なのか
資料の良し悪しは、読み手が次の行動を取れるかで決まります。決裁者に予算の承認をもらうのか、現場の担当者に手順を理解してもらうのかで、必要な情報量も並べ方も変わります。ここが曖昧なまま指示を出すと、当たり障りのない一般論が返ってきます。「誰に」「何をしてほしいか」の2点は、必ず自分で決めてから渡してください。
2. 入力してよい情報の範囲
顧客名、未公開の売上数値、個人情報など、外部サービスに入力してよいかどうかは会社ごとにルールが異なります。社内規程や利用中のプランの仕様を確認し、判断がつかない情報は伏せ字や仮の数値に置き換えてから使うのが安全です。学習に利用されない設定があるサービスもありますが、条件はプランによって異なるため、公式のヘルプで確認しておきましょう。
3. 最終的な形式とボリューム
スライド10枚なのか、A4一枚の企画書なのか、メールの本文なのか。形式と分量を先に伝えるだけで、返ってくる内容の粒度が揃います。「10枚のスライドで、1枚あたり見出しと箇条書き3つまで」といった制約を最初に置くのがコツです。
構成づくりからスライド化までの実践手順
ステップ1：骨子を複数案出してもらう
最初から1つの完成案を求めず、方向性の違う構成案を3案ほど出してもらいます。「課題から入る構成」「結論から入る構成」「他社事例から入る構成」といった具合に、切り口を指定すると比較しやすくなります。手元の材料（伝えたい要点、決まっている数値、制約条件）は箇条書きで渡し、足りない情報は勝手に埋めないよう伝えておきます。
出てきた案をそのまま使う必要はありません。1案目の流れに3案目の見出しを組み合わせる、といった編集をして自分の骨子を作ります。この時点で構成が固まれば、資料作成の山場は越えたようなものです。
ステップ2：各ページの要点に落とし込む
骨子が決まったら、ページごとに「見出し」「伝えたいこと1行」「根拠となる箇条書き」の3点セットを作ってもらいます。ここでよくある失敗が、AIの出力をそのまま貼り付けて文字だらけのスライドになることです。1ページ1メッセージを守り、入りきらない情報は補足資料や口頭説明に回す判断は人間側で行います。
ステップ3：表現を整え、文字量を削る
最後に、長い文を短くする作業を依頼します。「この箇条書きを、それぞれ20字以内で言い換えて」といった指示は生成AIが得意とする領域です。同じ内容の言い換え案をいくつか出してもらい、社内で使い慣れた表現に近いものを選ぶと、資料全体のトーンが揃います。
指示の精度を上げる小さな工夫
- 役割と場面を伝える（例：社内の稟議資料を想定して、など）
- 良い例・悪い例を1つずつ添えて、判断基準を共有する
- 一度で完成させようとせず、案を出す・絞る・整えるの3回に分ける
- 使えた指示文はメモに残し、次の資料でテンプレートとして再利用する
指示の出し方は、回数を重ねるうちに自分なりの型ができてきます。うまくいった依頼文を記録しておくと、次の資料からは骨子出しの時間をさらに短縮できます。
任せてはいけない部分を線引きする
生成AIは、事実関係の正確さを保証しません。市場規模や他社の実績といった数値、法令や制度の要件、社内の経緯にかかわる記述は、必ず一次情報にあたって確認してください。もっともらしい文章で誤った内容が出てくることがあるため、「調べ物」ではなく「言い換えと構成づくり」に使うほうが失敗が少なくなります。
また、資料の結論そのものを丸投げしないことも大切です。何を選び、何を捨てるかの判断は、社内の事情を知っている人にしかできません。生成AIに任せるのは選択肢を並べるところまで、と決めておくと使い方がぶれません。
資料作成が速くなると、次に効いてくること
構成づくりの時間が短くなると、その分を中身の検討や関係者との調整に回せます。資料は作ること自体が目的ではなく、意思決定を前に進めるための道具です。手を動かす時間を減らして考える時間を増やす、という順番で効果が表れます。
同じ考え方は、資料以外の業務にも応用できます。表計算まわりの作業をどう効率化するかは生成AIをExcel業務に活かす｜データ整理と集計を効率化するコツで整理しているので、日々の業務に落とし込む参考にしてください。
業務への落とし込み方に迷う場面も出てきます。実務での活用を前提にカリキュラムを組むスクールもあるため、複数を並べて確認したい場合は生成AIスクールおすすめ比較ランキングで条件を整理するのも一つの方法です。なお給付金の利用可否はコースや受講者の条件により異なります（※2026年時点の公開情報です。最新の要件は各公式サイトとハローワークでご確認ください）。
まとめ
資料作成に生成AIを使うときのポイントは、完成品を求めないことに尽きます。読み手と目的を自分で決め、構成案を複数出させ、要点に落とし、表現を整える。この4段階に分けるだけで、白紙の前で止まる時間はかなり減ります。
一方で、数値や制度、社内の判断が絡む部分は人が確認する必要があります。任せる範囲と自分で持つ範囲を線引きしておけば、生成AIは資料作成の下ごしらえ役になります。まずは次の1本で、骨子出しだけ試してみてください。
指示文の出し方そのものを整えたい方はプロンプト入門｜生成AIへの指示が伝わるコツとよくある失敗を、会議資料の下ごしらえには生成AIで議事録を作る手順｜精度を上げるコツと確認の注意点もあわせてご覧ください。
よくある質問
生成AIに資料を最初から最後まで作らせることはできますか？
できなくはありませんが、おすすめしません。読み手や目的の設定、何を選び何を捨てるかの判断は社内の事情を知る人にしかできず、丸投げすると当たり障りのない資料になりがちです。下ごしらえの部分を任せるほうが、仕上がりも速さも安定します。
社外に出す資料に使っても問題ありませんか？
利用するサービスの規約で、入力した内容が学習に使われるかを確認してください。法人向けプランでは学習に利用しない設定が用意されていることが多い一方、条件はサービスごとに異なります。あわせて、未公開の数値や取引先の情報を入力してよいかは社内ルールの確認が必要です。
PowerPointのスライドまで自動で作れますか？
アウトラインをテキストで出させ、PowerPointのアウトライン読み込み機能に貼り付ける方法が現実的です。デザインまで自動生成するツールもありますが、体裁の調整は結局手作業になりがちなので、構成をテキストで固めてから流し込むほうが早く仕上がります。
指示がうまく伝わらないときはどうすればいいですか？
一度で完成させようとせず、案を出す・絞る・整えるの3回に分けてください。加えて、読み手・目的・分量・トーンを具体的に添えると精度が上がります。うまくいった指示文はメモに残し、次の資料でテンプレートとして再利用すると、回数を重ねるほど短時間で済むようになります。
